आयोग ने आरटीआई नियम, 2012 के नियम 8 और 9 के तहत निर्धारित शिकायत के पंजीकरण के लिए निम्नलिखित दिशानिर्देश जारी करने का निर्णय लिया है।
शिकायत दर्ज करने के लिए आवश्यक दस्तावेज
शिकायत विधिवत हस्ताक्षरित और आयोग को संबोधित
पीआईओ को प्रस्तुत आरटीआई आवेदन की प्रतिलिपि या आरटीआई आवेदन जो प्रस्तुत नहीं किया जा सका
आरटीआई और शिकायत एक-दूसरे से संबंधित होंगी
उपरोक्त दो दस्तावेज़ सुपाठ्य होने चाहिए
उपरोक्त दो दस्तावेज़ हिंदी/अंग्रेजी में होने चाहिए या हिंदी/अंग्रेजी में अनुवादित संस्करण उपलब्ध कराना चाहिए
शिकायत की उचित प्रस्तुति के लिए आवश्यक अन्य दस्तावेज़, यदि उपलब्ध हों
पीआईओ से प्राप्त उत्तर की प्रति
प्रथम अपीलीय प्राधिकारी से प्राप्त आदेश की प्रति
शिकायतकर्ता द्वारा भरोसा किए गए और उसकी शिकायत में संदर्भित अन्य दस्तावेजों की प्रतियां
दस्तावेज़ों का एक सूचकांक
सभी दस्तावेज़ शिकायतकर्ता द्वारा विधिवत प्रमाणित और सत्यापित किए जाएंगे
शिकायत दर्ज करने के लिए अनिवार्य समय अवधि
आरटीआई अधिनियम 2005 के अनुसार यदि सार्वजनिक प्राधिकरण का पीआईओ आरटीआई आवेदन स्वीकार करने से इनकार करता है तो तुरंत शिकायत दर्ज की जा सकती है।
आरटीआई आवेदन का उत्तर प्राप्त होने के बाद या आरटीआई आवेदन दाखिल करने के तीस दिन बाद और यदि कोई उत्तर नहीं मिलता है
प्रथम अपीलीय प्राधिकारी से उत्तर प्राप्त होने के बाद या प्रथम अपील दायर करने के पैंतालीस दिन बाद, यदि शिकायतकर्ता ने प्रथम अपील दायर करने का विकल्प चुना है और कोई उत्तर प्राप्त नहीं हुआ है।
शिकायत का द्वितीय अपील के रूप में पंजीकरण
शिकायत की जांच के दौरान, यदि यह पाया जाता है कि शिकायतकर्ता ने जुर्माना लगाने के साथ-साथ जानकारी मांगी है, तो शिकायत को दूसरी अपील के रूप में पंजीकृत किया जाएगा, बशर्ते कि शिकायतकर्ता द्वारा पहली अपील दायर की गई हो।
निम्नलिखित में से कोई भी स्थिति होने पर शिकायत दर्ज नहीं की जाएगी
यदि शिकायत आयोग द्वारा पहले ही उसी आरटीआई (डुप्लिकेट केस) के साथ दर्ज की गई है
शिकायत में सार्वजनिक प्राधिकरण के रूप में उल्लिखित निकाय आयोग के साथ सार्वजनिक प्राधिकरण के रूप में पंजीकृत नहीं है और निकाय को सार्वजनिक प्राधिकरण घोषित करने का औचित्य शिकायतकर्ता द्वारा नहीं दिया गया है।
शिकायत राज्य सूचना आयोग से संबंधित है. ऐसे मामले में, शिकायत संबंधित राज्य सूचना आयोग को भेजी जाएगी।
शिकायत कई आरटीआई आवेदन/पीआईओ के जवाब/प्रथम अपील से संबंधित है। ऐसे मामलों में शिकायत सभी दस्तावेजों के साथ वापस कर दी जाएगी।
आवेदक द्वारा दायर ऑफ़लाइन अपील/शिकायत के मामले में, उसे संबंधित अधिकारी द्वारा सूचित किया जाएगा कि क्या वही प्राइम फेसिया उसके पंजीकरण के लिए आवश्यकताओं को पूरा करता है।
मामले के निपटान की सुविधा के लिए अतिरिक्त दिशानिर्देश
यदि शिकायत सार्वजनिक प्राधिकरण को आरटीआई आवेदन जमा किए बिना दायर की जा रही है, तो आरटीआई आवेदन जमा न करने के कारणों का उल्लेख किया जाना चाहिए
शिकायतकर्ता को आरटीआई अधिनियम की धारा 18 की विशिष्ट उपधारा का उल्लेख करना चाहिए जिसके तहत शिकायत दर्ज की जा रही है।
यदि उपलब्ध हो तो सार्वजनिक प्राधिकारी को शिकायत की प्रति प्रस्तुत करने के प्रमाण की एक प्रति प्रदान करें
यदि शिकायत इस आधार पर की जाती है कि धारा 7 (1) के प्रावधानों के अनुसार जीवन या स्वतंत्रता से संबंधित जानकारी 48 घंटों के भीतर नहीं दी गई थी, तो इसमें मांगी गई जानकारी को जीवन या स्वतंत्रता से संबंधित मानने के कारण शामिल होने चाहिए।
किसी निकाय को सार्वजनिक प्राधिकरण मानने का कारण बताना, यदि शिकायत का आधार यह है कि संबंधित निकाय स्वयं को सार्वजनिक प्राधिकरण नहीं मान रहा है
